Sunday, 15 May 2016

SharePoint Add-ins - Part One

Hi All,

In this multi part series, I’ll try to cover all the details related to SharePoint Add-ins (SharePoint App). In this article I’ll start with the introduction/basics of SharePoint Add-ins.

First of all, Microsoft has changed the name “app for SharePoint” to “SharePoint Add-ins”. Reference - New name for apps for SharePoint

First important point in this series to understand is Tenancy.
Tenancy : A SharePoint Tenancy is a set of site collections. These set of site collections are administrated as a unit.
1. SharePoint Tenancy in Office 365: When any organization / company purchase licenses of Office 365 for SharePoint sites (SharePoint online) Office 365 creates the new tenancy. The users who access the tenancy are called as Tenants. 
When new tenancy is created in Office 365, for SharePoint an administrative site collection is created. This site collection is accessible to the SharePoint online administrators (also called Tenant administrator).
This SharePoint admin site is similar to Central Admin application in SharePoint on premises as
Office 365 - SharePoint admin center
In left side there is settings for SharePoint features like InfoPath, bcs, apps etc.
2. SharePoint Tenancy in   On Premises: Concept of Tenancy is introduced in SharePoint 2010.  In On premises, farm level default tenancy is created in background. This farm wide tenancy enables the installations of SharePoint apps in on-premises farm since apps are always installed and run within the context of tenancy
Basics of SharePoint Add-ins:
  1. SharePoint Add-ins are stand-alone components implemented to solve specific requirement and can be added on multiple sites.
  2. SharePoint Add-in code never runs in SharePoint. All custom code is either executed in client machine or in cloud or in another server depending upon which type of SharePoint Add-ins we are implementing.
  3. SharePoint Add-in code is authenticated and runs under separate identity. I’ll explain in more details in upcoming articles
  4. We developers need to take decision depending on the scenario / requirement which type of Add-ins we need to develop
  5. In SharePoint 2013 everything is Add-ins/App means features in SharePoint like List, Libraries etc.
  6. Following are the few examples of SharePoint Add-ins
    • Site Creation Wizard - Approval mechanism : Employees of the company/organization can request the creation of sites/workspaces and request will be sent to specific group of peoples to approve.
    • Feedback App : Where end users of site can give the feedback to site administrators
  7. App Catlog :
    • Apps are stored in specific site called App Catalog. Once App catalog site is created, we can use it to upload the apps which we developed so that those apps will be available for the users to install those apps
    • In On premises environment, App-catalog site is specific to web application. There is only one App catalog site per web application
    • In Office 365 / SharePoint online, App catalog site is created at tenancy level.
Types of SharePoint Add-ins : 
1. SharePoint hosted
2. Provider hosted
I’ll conclude here, in next upcoming articles we will see more details, starting with the development of each type Add-ins, various development approaches for each type of Add-ins,   authentication  and  authorization for Add-ins and so on.

Enjoy Reading :)
As usual any feedback / query / suggestions are most welcome !!!

Saturday, 14 May 2016

External Users in SharePoint Online/ Office 365 - Part Two

This is second part of the article, in first part we understood what are the external users, how to allow external users access to SharePoint online at tenancy level or at site collection level. In this article I’ll share more details.

If didn’t got chance to read part 1 please have a look once - External Users in SharePoint Online/ Office 365 - Part One

Restrictions to External users on shared site - There are few restrictions on external users; they cannot perform following tasks in SharePoint online site:

1. User Profile related tasks:
I. External users cannot create their personal sites
II. External users cannot edit their profiles
2. External user cannot access the site mailbox
3. Search
I. External users cannot access search center site
II. External users cannot search against “EveryThing”
4. External user cannot use eDiscovery
5. External users cannot use Visio services
6. External users cannot view the organization wide newsfeed but they can view site news feed
7. External users cannot be site collection administrators
8. External users cannot add storage to storage pool
9. External users cannot access SharePoint online data connection libraries

Ways to share the content with External Users: There are three different ways to share the content
1. We can share an complete site
2. We can share an individual document
3. We can share guest link that users can use to view individual documents anonymously

Regarding Invitation of sharing to External Users:

1. Once we share content (site / document / link) to external user invitation is automatically sent to the person who is invited
2. User who accepts the invitation must sign with Microsoft account like or or any other Office 365 account
3. User must need to accept the invitation within seven days, if within seven days invitation is not accepted it will expire
4. If external user already accepted the invitation, and we want to remove the sharing then we can do that by removing external user from respective group

Few important points to be considered while sharing the content:

1. If sharing for external user is disabled at tenant level then sharing is not possible at site collection level
2. Changes made to external access settings might take time up to 60 minutes, changes may not be happen immediately
3. For SharePoint online admin, there is no way to get the list of all sites in tenant which is shared with external users
4. Only users who have full control and site owners are allowed to share the sites and documents
5. While sharing document or through anonymous links, Edit or View permissions can be assigned
6. After sharing the content with external users, if we disable sharing and again enable it, external users to whom initially content shared, will regain the access
7.When we disable sharing at site collection level, external users permissions are permanently get deleted



Enjoy Reading :)

As usual any feedback / query / suggestions are most welcome!!!