Saturday, 13 August 2016

PowerShell script for getting the items count which are added in last 30 days in all lists across the Office 365 / SharePoint online SiteCollection.

Hi All,

Today in this article I am going to share PowerShell script. Which will loop through all the webs (sub sites) from the SharePoint Online site collection and each and every list from the web and get the items count of items which are added in last 30 days. And writing the details to .CSV file.

PowerShell Script:

Following is the PowerShell script. We have written the function Loop-AllWebs  to loop through all the sub webs till there is no sub web for any web so we are calling it recursively. Also Get-AllListsDetails for getting list items count and writing the details to .CSV file. We are writing the result in .CSV file.

Can be used to loop through all lists available across the site collection, from all sites and their item counts which are added in last 30 days within SharePoint Online tenant. We are writting list title, relative url of list and last 30 days item count in .csv file
PS C:\> .\Get-Last30DaysItemCountFromAllListInSiteCollection.ps1 -SiteCollectionUrl
PS C:\> $creds = Get-Credential
PS C:\> .\Get-Last30DaysItemCountFromAllListInSiteCollection.ps1 -SiteCollectionUrl -Credentials $creds

    [Parameter(Mandatory = $true, HelpMessage="Enter the URL of the target site     collection , e.g. ''")]
    [Parameter(Mandatory = $false, HelpMessage="Optional administration credentials to site collection.")]

#Looping through all the webs and all their sub webs. Calling this function recursively. 
 function Loop-AllWebs{
        #Getting all webs
        $Webs = $RootWeb.Webs
        ForEach ($sWeb in $Webs)
            Get-AllListsDetails -Context $Context -web $sWeb
            #Looping through all sub webs
            Loop-AllWebs -RootWeb $sWeb -Context $Context

function Get-AllListsDetails{
            foreach($list in $lists)
                #Getting view for getting the list URL
                $view = $list.DefaultView
                $spQuery = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.CamlQuery
                #CAML Query Using a DateTime Value and and Offset of Today
                $query = '<View><Query><Where><Geq><FieldRef Name="Created" /><Value Type="DateTime"><Today OffsetDays="-30" /></Value></Geq></Where></Query></View>'
                $spQuery.ViewXml = $query
                $spListItemCol = $list.GetItems($spQuery)
                $line = $list.Title + "," + $view.ServerRelativeUrl + "," + $spListItemCol.Count
                #Writting to CSV file
                Add-Content Result.csv $line #Give the full path where you want to store the result. Currently it will be generated at the location of this script

 # Get reference to SPO CSOM assemblies
Add-Type -Path "C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\16\ISAPI\Microsoft.SharePoint.Client.dll"
Add-Type -Path "C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\16\ISAPI\Microsoft.SharePoint.Client.Runtime.dll"

Write-Host -ForegroundColor White "---------------------------------------------------------------------------"
Write-Host -ForegroundColor White "Get All Lists across Site Collection and last 30 days Items counts from each and every lists "
Write-Host -ForegroundColor White "---------------------------------------------------------------------------"
Write-Host -ForegroundColor Yellow "Site Collection URL: $SiteCollectionUrl"
Write-Host ""
Write-Host "" 

# Get credentials, if they were not provided
if($Credentials -eq $null)
$Credentials = Get-Credential -Message "Enter Admin Credentials"
[Microsoft.SharePoint.Client.ClientContext]$clientContext = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.ClientContext($SiteCollectionUrl
$clientContext.Credentials = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.SharePointOnlineCredentials($Credentials.UserName, $Credentials.Password) 
$web = $clientContext.Web
Loop-AllWebs -RootWeb $web -Context $clientContext

Enjoy Reading :)
As usual feel free to comment / suggestions / query.

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